Европейско висше училище по икономика и мениджмънт

Европейското висше училище по икономика и мениджмънт, като администратор на лични данни, съгласно Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и Закона за личните данни в Република България, е отговорен за личните данни, които събира и обработва. Една от нашите отговорности е да Ви запознаем с това как събираме и използваме Вашите лични данни и да гарантираме, че личните данни на академичния и друг персонал се обработват законосъобразно, добросъвестно и по прозрачен начин.

С тази декларация Ви информираме какви лични данни за Вас събираме, как и за какви цели ги обработваме, как ги съхраняваме и с кого ги споделяме.

 Какви лични данни събираме и с какви цели ги обработваме?

Европейското висше училище по икономика и мениджмънт събира лични данни за своя бъдещ, настоящ и бивш персонал, които са определени като субекти на данни съгласно Общия регламент за защита на данните. Политика на ЕВУИМ като администратор на лични данни е да събира лични данни, ограничени до необходимото. Това са лични данни, за които имаме законово задължение да събираме, и такива, от които се нуждаем, за да защитим Ваши интереси. Личните данни, за които ЕВУИМ има законово задължение да събира, са подробно описани в Кодекса на труда, Кодекса за социално осигуряване и в Закона за развитието на академичния състав в Република България, както и в приетите на тяхна основа Правилник за развитието на академичния състав в ЕВУИМ и Правилник за вътрешния ред.

Тези данни Вие предоставяте на Висшето училище чрез документите за кандидатстване и при сключване на трудовите и гражданските договори. В процеса на работа те се допълват и се актуализират. 

ЕВУИМ е длъжен да води лично трудово досие на всеки член от персонала. Трудовото досие съдържа събраните за Вас лични данни. То се създава при постъпването Ви на работа и в него се съхраняват документите във връзка с възникването, съществуването, изменението и прекратяването на трудовото Ви правоотношение с ЕВУИМ. Вие имате право на свободен достъп до документите, които формират Вашето трудово досие, и право да получавате копия от съхраняваните документи. 

Информацията, която се съдържа във Вашето трудово досие, е конфиденциална и не може да бъде разгласявана без Ваше писмено съгласие. Освен тази информация, преподавателите представят информация, свързана с академичната им кариера. Тази информация е необходима за акредитационните и атестационните процедури. Висшето училище съхранява и посочените от Вас банкови сметки за привеждане на работна заплата и други възнаграждения.

Европейското висше училище по икономика и мениджмънт съхранява Вашите лични данни на хартиени и технически носители и прилага нужните технически и организационни мерки, за да гарантира подходящо ниво на сигурност, включително защита срещу неправомерен достъп, случайна загуба, унищожаване или повреждане.

ЕВУИМ обработва данните Ви само за целите, за които са събрани, и не ги използва за други цели. Тези цели са изцяло свързани с трудовите Ви отношения с Висшето училище – кандидатстване за работа и сключване на трудови договори, изплащане на работната заплата, подпомагане на академичната Ви кариера и предоставяне на услуги от ЕВУИМ. По-конкретно тези цели са:

• Сключване на трудови и граждански договори.
  При кандидатстване, подбор и постъпване на работа, ЕВУИМ има законово задължение да събира от Вас и да обработва определени документи, съдържащи лични данни. Задължителните атрибути на сключените с Вас трудови договори също съдържат Ваши лични данни. Политика на Висшето училище е да не събира документи и лични данни, които не са задължителни.
• Финансови отношения.
  Имаме законово задължение да обработваме Ваши лични данни при изплащане на работната заплата и други възнаграждения, по командировъчни заповеди и др.
• Акредитационните и атестационнионните процедури.
  ЕВУИМ има законово задължение да събира и обработва Ваши лични данни при акредитационните и атестационните процедури. Атестационните процедури се извършват съгласно вътрешните правила на ЕВУИМ. Обработват се предоставени от Вас данни, свързани със служебната или академичната Ви кариера. При акредитационните процедури данните се представят в неперсонифициран вид.
  Изпълнение на законови задължения. ЕВУИМ има законово задължение да спазва определени административни процедури и да издава определени документи на преподавателите и служителите, свързани с техните трудовоправни отношения с Висшето училище. Длъжни сме да подаваме заявления и декларации към НАП и НОИ, да издаваме служебни бележки за доходи, удостоверения при пенсиониране и др. Тези заявления и документи съдържат като задължителни атрибути Ваши лични данни.
• Достъп до информационни ресурси на Висшето училище.
  Това са ресурсите на библиотеката на ЕВУИМ, Еклас, платформата за електронни услуги, информационни продукти и услуги по образователни програми на доставчици като Microsoft. Предоставяме също и достъп до безжичната мрежа на ЕВУИМ. Използването на такива ресурси е свързано с регистрация чрез Ваши данни, която е доброволна и става с изричното Ви съгласие.
• Обработване на заявления.
  Вашите права по Кодекса на труда – да ползвате платен и неплатен отпуск, парични обезщетения при болест или отглеждане на дете, отстъпки за обучение на Вас или членове на Вашите домакинства, възможности за допълнителна професионална квалификация и развитие и др., се уреждат чрез Ваши писмени заявления и представяне на задължителни съпътстващи документи, които съдържат лични данни.
• Осигуряване на ефективна комуникация.
  ЕВУИМ предоставя служебен телефон и служебна електронна поща на  преподавателите и служителите. Те са необходими за комуникация с Вас при изпълнение на служебните Ви задължения, за бързото Ви информиране относно решенията на органите за управление на ЕВУИМ по Ваши заявления, за получаване на информация, свързана с възможности за професионално развитие и работа по изследователски проекти и др.. 
• Сигурност и безопасност.
  ЕВУИМ има ангажимент да осигурява сигурността и безопасността на територията на Висшето училище. Това включва заснемането на изображения чрез системата за видеонаблюдение. Имаме законово задължение и ако се наложи, ще бъдем длъжни да споделим тази информация с правоохранителните органи.

В някои случаи ЕВУИМ може да събира и обработва чувствителни лични данни. Единственото основание за събиране и обработване на чувствителни лични данни от ЕВУИМ е законово задължение. Например за установяване на годността Ви за работа в определени случаи сме длъжни да изискваме медицинско удостоверение и свидетелство за съдимост. Такива лични данни сме задължени да събираме и да обработваме за изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство. Висшето училище не събира чувствителни лични данни извън тези, за които имаме законово задължение. 

ЕВУИМ обработва само данните, от които се нуждае, за да постигне всяка една от тези цели.

 Колко дълго съхраняваме личните Ви данни?

Европейското висше училище по икономика и мениджмънт съхранява Вашите лични данни за различни периоди от време. Сроковете за съхранение на архиви с лични данни са определени със закон или вътрешни правилници. След изтичане на този срок Вашите личните данни се унищожават по определен ред.

Законовите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни са много дълги. Длъжни сме да съхраняваме Вашето лично трудово досие 50 г. За такъв срок сме длъжни да съхраняваме и Вашите лични данни, съдържащи се във ведомостите за заплати. Личните данни на ненаетите кандидати за работа, събрани чрез документите за кандидатстване, практически съхраняваме само за нуждите на конкурса и в рамките на сроковете за неговото обжалване – обикновено 1 месец след приключването му. Данните, свързани с академичната кариера на преподавателите, съхраняваме до приключването на първата акредитация след прекратяване на правоотношенията им с ЕВУИМ.

Дългите срокове на съхранение на някои от Вашите лични данни не означава, че ние активно си служим с данните в тези срокове. Съхраняваме ги при строги правила и ограничен достъп и ги използваме само при нужда. Активно оперираме с Вашите лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо за постигане на посочените цели за обработването им.

Как използваме Вашите данни в ЕВУИМ?

Висшето училище обработва лични данни в съответствие със Закона за защита на личните данни и собствената си политика за защита на данните. Достъп до личните Ви данни в ЕВУИМ имат упълномощени служебни лица в изпълнение на своите основни задължения. Всяко служебно лице, което има достъп до лични данни, носи отговорността, че обработва тези данни само за целите, за които е упълномощено, и е длъжно да си служи с данните като поверителни.

При кандидатстване за работа личните данни на кандидатите са достъпни само за комисията, определена да извърши подбора на персонал, и се използват само за целите на подбора. При процедурите за подбор на персонал могат да се създават протоколи за класиране на кандидатите, които съдържат само трите имена.

Личното Ви трудово досие е достъпно само за Президента на ЕВУИМ и Ръководител отдел „Счетоводство“. Вие имате право на достъп до документите в него и право да получавате копия от документите, съдържащи се в него.

Личните Ви данни, които имат отношение към изплащането на работната заплата и другите възнаграждения, са достъпни до съответния служител във отдел „Счетоводство“ и те се обработват само за тези цели.

При институционална и програмна акредитация личните данни на преподавателите за академичната им кариера се обработват според изискванията на процедурите. Те се представят в неперсонифициран вид в акредитационните доклади. До тях имат достъп само ограничен кръг лица от ръководството, които имат отношение към акредитацията.

Информацията, която представяте при атестации, е достъпна за Комисиите по атестиране. Тя се използва само съгласно процедурите в Правила за атестиране на академичния състав в ЕВУИМ.

ЕВУИМ има законово задължение да поддържа и развива Система за управление на качеството. В изпълнение на това задължение Съветът по качеството събира информация за Вас чрез анонимни анкети сред студентите. Основните цели на тези анкети са да съберат информация, която ни е нужна, за да повишим ефективността на учебния процес, да усъвършенстваме учебните планове и програми и да подобрим качеството на административните услуги. Тази информация освен за Вас е достъпна само до ръководството на Висшето училище и до преките Ви ръководители.

При сключване на трудов договор преподавателите и служителите получават служебен телефонен номер и имейл адрес. Името на служителя или преподавателя, неговата длъжност, научно звание, имейл адрес и телефонен номер се отразяват във вътрешния указател и менюто Контакти на интернет страницата на ЕВУИМ.

Количеството лична информация за Вас, която се споделя в Европейското висше училище по икономика и мениджмънт е не повече от това, което е необходимо за постигане на целта, заради която се обработва.

Как споделяме Вашите данни с трети страни?

ЕВУИМ има законово задължение да предоставя Ваши лични данни на трети страни (извън Висшето училище). ЕВУИМ е длъжен да предостави Ваши лични данни на:

• Министерството на образованието и науката.
  Според Закона за висшето образование Министерството е длъжно да поддържа Регистър на академичния състав на висшите училища на основен и допълнителен трудов договор. Наше задължение е да предоставим на МОН освен цялата информация, съдържаща се в договорите, и данни за преподавателската дейност.
• Националната агенция по приходите.
  Наше законово задължение съгласно Кодекса на труда е да предоставим на НАП информацията, съдържаща се в трудовия Ви договор, в тридневен срок от неговото сключване или изменение и да ги уведомим в седемдневен срок след прекратяването му. Кодексът за социално осигуряване ни задължава ежемесечно да представяме информация за Вас на НАП, съдържаща трите Ви имена, ЕГН, изплатените възнаграждения, осигурителни и здравни вноски и данъци. 
• Националния осигурителен институт.
  Наредбата за паричните обезщетения и помощи от ДОО ни задължава да предоставим Ваши лични данни на НОИ при изплащане на парични обезщетения при болест, трудоустрояване и майчинство.
• Националния център за информация и документация.
  Законът за развитие на академичния състав ни задължава да представим информация на НАЦИД, съдържаща лични данни на придобилите в ЕВУИМ научни степени и на избраните на академични длъжности лица, в срок до 14 дни от датата на избора или от издаването на дипломата.

Някои данни за Вас, съхранявани в нашите системи, понякога могат да се споделят с трети лица и на други основания. 

Може да се наложи Ваши данни да бъдат споделяни с партниращи университети или финансиращи организации, ако участвате в програми за академичен обмен или работите по международни проекти. При възникване на такъв или подобен случай ще бъдете отделно информирани, а Вашите права – гарантирани чрез договор или по друг приложим за конкретния случай начин. 

За изплащане на възнаграждения, при кандидатствате за кредит или за пенсионно осигуряване, по Ваше искане, можем да споделим лична информация за Вас с банки и пенсионни дружества.

ЕВУИМ може да разкрива данни на одитори и ревизиращи органи, които извършват проверки. При определени обстоятелства може да предаде данни за длъжници на Висшето училище на агенция за събиране на вземания, ако не е успял да събере задълженията си.

Възможно е да заснемем Ваши снимки, като участващи в учебния процес, студентското научно творчество или при публични мероприятия и церемонии във Висшето училище. Тези снимки могат да станат достъпни чрез интернет сайта или страниците на Европейското висше училище по икономика и мениджмънт в социалните мрежи.

ЕВУИМ може да споделя лични данни извън Висшето училище и при някои извънредни обстоятелства: например, ако данните са необходими за защита на Вашите жизнени интереси или жизненоважни интереси на друго лице; когато не е възможно или уместно да се получи Вашето съгласие; може да представи данни на полицията или на други разследващи органи за предотвратяване или разкриване на престъпления или ако се изискват със съдебно решение.